XRechnung-Viewer: E-Rechnung öffnen und lesen

Warum sich eine XRechnung nicht wie ein PDF öffnen lässt

Wenn Sie eine XRechnung per Doppelklick öffnen, zeigt Ihr Rechner Programmcode mit Feldern wie cbc:PayableAmount. Das ist so gewollt. Das Bundesfinanzministerium beschreibt XRechnung als „rein strukturiertes Format“ und schreibt in seinen Fragen und Antworten zur E-Rechnung, dass Unternehmen für die XML-Datei „eine zusätzliche Software zur Visualisierung“ brauchen, einen Viewer. Der Viewer ordnet jedes Feld seiner Bedeutung zu: BT-1 ist die Rechnungsnummer, BT-115 der Zahlbetrag, BT-10 die Käuferreferenz.

Die XML-Datei

<ubl:Invoice …>
  <cbc:CustomizationID>urn:cen.eu:en16931:2017
    #compliant#urn:xeinkauf.de:kosit:xrechnung_3.0
  </cbc:CustomizationID>
  <cbc:ID>RE-2026-0142</cbc:ID>
  <cbc:IssueDate>2026-10-28</cbc:IssueDate>
  <cbc:DueDate>2026-11-11</cbc:DueDate>
  <cac:AccountingSupplierParty>
    <cac:Party>
      <cac:PartyLegalEntity>
        <cbc:RegistrationName>
          Beispiel Elektrotechnik GmbH
  …
  <cac:LegalMonetaryTotal>
    <cbc:TaxExclusiveAmount currencyID="EUR">753.00
    <cbc:TaxInclusiveAmount currencyID="EUR">891.39
    <cbc:PayableAmount currencyID="EUR">891.39

Im XRechnung-Viewer

Welche Dateien der Viewer öffnet

Sie können eine XML-Datei oder eine PDF-Datei auswählen. Bei einer PDF sucht der Viewer die eingebettete Rechnungs-XML und zeigt nur diese an. Welche Formate er vollständig darstellt und welche als E-Rechnung im Sinne des Umsatzsteuergesetzes gelten:

Die letzte Spalte folgt dem BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2024 (Rn. 25 und 30): XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1 sind E-Rechnungen, die ZUGFeRD-Profile MINIMUM und BASIC WL ausgenommen. Gültig ist derzeit die XRechnung-Spezifikation 3.0.2; laut KoSIT bleibt Version 3.0 mindestens bis zum 31. Juli 2027 in Kraft.

ZUGFeRD: Gilt das Bild oder die XML?

Eine ZUGFeRD-Rechnung sieht aus wie ein gewöhnliches PDF, trägt aber eine XML-Datei in sich. Seit dem 1. Januar 2025 ist diese XML die eigentliche Rechnung. So steht es in der ZUGFeRD-FAQ des Forums elektronische Rechnung Deutschland, und das BMF empfiehlt in seinen FAQ, „den übermittelten XML-Teil selbstständig zu visualisieren“. Wir halten das für den wichtigsten Punkt beim Prüfen einer ZUGFeRD-Rechnung: Was im PDF-Bild steht, muss nicht dem entsprechen, was in der XML steht.

Deshalb liest dieser Viewer bei einer PDF ausschließlich die eingebettete XML und ignoriert das Bild. Legen Sie die Anzeige neben das PDF. Stimmen Rechnungsnummer, Zahlbetrag und IBAN überein, passen beide Teile zusammen. Weicht ein Wert ab, gilt der Wert aus der XML; laut BMF bildet sie bei hybriden Rechnungen den führenden Teil.

Was die Rechenprüfung prüft und was nicht

Über der Rechnung zeigt der Viewer, ob die Beträge in der Datei zueinander passen. Er rechnet fünf Summen nach, die die europäische Norm EN 16931 als Regeln festlegt:

• Summe der Positionen gleich der Positionssumme der Rechnung (Regel BR-CO-10)
• Nettobetrag gleich Positionssumme minus Nachlässe plus Zuschläge (BR-CO-13)
• Umsatzsteuer gleich der Summe der Steuer je Steuersatz (BR-CO-14)
• Bruttobetrag gleich Netto plus Umsatzsteuer (BR-CO-15)
• Zahlbetrag gleich Brutto minus Vorauszahlung plus Rundung (BR-CO-16)

Die Rechenprüfung prüft nur Beträge. Pflichtfelder, Codelisten und die deutschen Zusatzregeln prüft ein Validator auf Basis der KoSIT-Prüfregeln, kostenlos etwa der E-Rechnungs-Validator des Landes Baden-Württemberg. Auch die Finanzverwaltung bietet im ELSTER-Portal einen kostenlosen E-Rechnungs-Viewer an. Dieser Viewer liest die Datei direkt in Ihrem Browser und rechnet zusätzlich die Summen nach.

So haben wir den Viewer getestet

Am 4. November 2026 haben wir das Lesemodul des Viewers per Skript auf zwei öffentliche Sammlungen angewendet. Aus der XRechnung-Testsuite der KoSIT (Stand 31. August 2026) wurden alle 86 Testrechnungen in UBL und CII angezeigt. Aus dem ZUGFeRD-Korpus auf GitHub haben wir die 126 Rechnungsdateien (PDF und XML) geöffnet, die unser Projekt am 3. November 2026 von dort geladen hatte: 106 wurden vollständig gelesen, 19 sind ZUGFeRD 1.0, und eine Datei ist ein PDF ohne eingebettete XML. Die Rechenprüfung meldete bei einer Testrechnung mit XRechnung-Erweiterung einen abweichenden Zahlbetrag, weil die Erweiterung Zahlungen Dritter zulässt. Seitdem überspringt der Viewer diese eine Summe bei Erweiterungs-Rechnungen.

Als PDF speichern: Lesekopie für die Ablage

Mit „Als PDF speichern“ öffnet sich der Druckdialog Ihres Browsers; dort wählen Sie „Als PDF speichern“ als Ziel. Das Ergebnis ist eine Lesekopie, zum Beispiel für die Ablage oder für Kollegen ohne Viewer. Aufbewahren müssen Sie die XML. Seit 2025 gilt für Rechnungen eine Frist von acht Jahren (§ 14b UStG), und der strukturierte Teil einer E-Rechnung muss laut BMF „in seiner ursprünglichen Form“ vorliegen. Über die Schaltfläche „XML herunterladen“ speichern Sie bei einer ZUGFeRD-PDF die eingebettete XML auch einzeln.

Leitweg-ID und Käuferreferenz

Im Viewer steht die Käuferreferenz (Feld BT-10) unter „Käuferreferenz / Leitweg-ID“. Bei Rechnungen an Behörden enthält dieses Feld die Leitweg-ID, also die Kennung der Stelle, die die Rechnung empfängt. Rechnungen zwischen Unternehmen brauchen keine Leitweg-ID; laut BMF reicht dort umsatzsteuerlich ein Platzhalter wie „-“. Mehr zu Pflichten und Fristen finden Sie im Ratgeber zur E-Rechnungspflicht.