OZG-RE: XRechnung an den Bund und fünf Länder einreichen

Was die OZG-RE ist

OZG-RE steht für „Onlinezugangsgesetz-konforme Rechnungseingangsplattform“. Betreiberin ist die Bundesrepublik Deutschland, vertreten durch das Beschaffungsamt des BMI; die Technik betreibt die Bundesdruckerei (Nutzungsbedingungen der OZG-RE). Seit dem 20. September 2025 ist sie die einzige Rechnungseingangsplattform des Bundes. Die frühere Plattform ZRE wurde am 19. September 2025 abgelöst und zum Jahresende 2025 abgeschaltet.

Für die unmittelbare Bundesverwaltung ist die OZG-RE Pflicht. Einrichtungen der mittelbaren Bundesverwaltung und Länder können sie freiwillig nutzen. Laut der Empfängerliste des Bundes (Stand 19.09.2025) nutzen sie fünf Länder: Berlin, Brandenburg, Mecklenburg-Vorpommern, Sachsen und Thüringen. Nicht jede Behörde dieser Länder ist darüber erreichbar; Berlin weist ausdrücklich darauf hin (FAQ der Senatsverwaltung für Finanzen).

Registrierung: ein Konto für jeden Weg

Ohne Konto geht nichts, auch nicht per E-Mail oder Peppol. Das schreibt § 4 Abs. 3 ERechV vor: Der Rechnungssteller muss sich vorher mit einem Nutzerkonto registrieren. Die Registrierung ist kostenlos. Es gibt zwei Wege:

• ein eigenes OZG-RE-Konto mit Firmenname, Land, Umsatzsteuer-ID und/oder Steuernummer sowie Name und E-Mail-Adresse der Person, die es anlegt; der Aktivierungslink gilt 30 Minuten,
• oder „Mein Unternehmenskonto“ mit ELSTER-Organisationszertifikat. Das Zertifikat ist also nicht nötig, wenn Sie den ersten Weg nehmen.

Die beiden Konten sind getrennt; Daten werden nicht zwischen ihnen übertragen. Ein Konto ohne Anmeldung oder Rechnung wird nach 365 Tagen deaktiviert (Nutzungsbedingungen, Ziff. 14 b). E-Mail und Peppol müssen Sie im Konto zusätzlich freischalten, bevor Sie darüber Rechnungen schicken.

Die vier Übertragungswege

Wir haben am 8. November 2026 die Einstellungen gelesen, die die Plattform selbst ausliefert. Erlaubte Dateiendung beim Upload ist nur „xml“, die Obergrenze liegt bei 15.728.640 Byte, also 15 MB. Die FAQ nennt an einer Stelle noch 10 MB für E-Mail und 11 MB für die Weberfassung; maßgeblich sind die technischen Informationen der Plattform. Für alle Wege gilt: höchstens 200 Anlagen je Rechnung, eingebettet in die XML.

Welche Formate die OZG-RE annimmt

Grundsätzlich die XRechnung in der gültigen Fassung, derzeit Version 3.0. Sie bleibt laut KoSIT bis mindestens 31. Juli 2027 in Kraft; die Version 4.0 liegt als Vorversion vor. Andere Standards nach EN 16931 sind erlaubt, wenn die Rechnung als reine XML ohne PDF eingereicht wird und die Prüfung der KoSIT besteht (Nutzungsbedingungen, Ziff. 7). Für ZUGFeRD nennt die FAQ des Bundes nur das Profil XRECHNUNG, als reine XML-Datei. Eine ZUGFeRD-PDF oder eine einfache PDF-Rechnung nimmt die Plattform nicht an. Auf die Frage „Kann ich eine PDF als E-Rechnung versenden?“ antwortet die FAQ des Bundes mit „Nein“.

Pflichtangaben: was in der XRechnung stehen muss

Zusätzlich zu den Rechnungsangaben nach § 14 UStG verlangt § 5 ERechV diese Felder:

Sammelrechnungen über mehrere Aufträge sind nicht möglich (FAQ). Zeichen wie / | § % sollten Sie in Angaben für den Zahlungsverkehr vermeiden (Flyer für Lieferanten, 11/2026).

Was die Plattform prüft

Beim Eingang prüft die OZG-RE Dateigröße, Viren, Anlagen, die Leitweg-ID und die Regeln aus XSD, EN 16931 und XRechnung (Hilfe der OZG-RE, Version 2.9). Die Leitweg-ID wird gegen das Verzeichnis der Plattform geprüft, nicht nur auf ihr Format: Meldungen wie „Leitweg-ID … ist im System nicht bekannt“ oder „… einem anderen Portal zugewiesen“ kommen von dort. Die Fehlertexte stammen von der KoSIT (FAQ); viele sind auf Englisch.

Jede Rechnung bekommt einen Status: Neu, In Verarbeitung, Duplikat erkannt, Bereitgestellt, Zugestellt, Zurückgewiesen oder Invalides Dokument. Mit „Bereitgestellt“ gilt die Rechnung als zugegangen (Nutzungsbedingungen, Ziff. 9). Eingereichte Rechnungen lassen sich nicht zurückrufen. Ist eine Rechnung fehlerhaft, erstellen Sie eine neue, korrigierte Rechnung. 28 Tage nach Bereitstellung oder letztem Statuswechsel löscht die Plattform die Rechnung; Ihre eigene Kopie müssen Sie selbst aufbewahren.

Häufige Fehler

• Leitweg-ID „nicht valide“: Bindestriche an der falschen Stelle oder Leerzeichen vor oder nach der Eingabe (FAQ). Aufbau und Prüfziffer prüft unser Leitweg-ID-Tool; ob die ID bei der Plattform hinterlegt ist, sieht nur die Plattform.
• Fehler BR-CO-9 oder BR-CO-26: Es fehlt die Umsatzsteuer-ID oder die Steuernummer des Verkäufers (BT-31, BT-32 oder BT-63).
• Kanal nicht freigeschaltet: Laut den Hinweisen des Bundes zur Rechnungsstellung (09/2025) ein häufiger Grund für Probleme.
• E-Mail: mehrere Rechnungen in einer E-Mail, Inhalt im Betreff oder Text, oder ein anderer Absender als der im Konto hinterlegte.
• Doppelt eingereicht: Dieselbe Rechnung nicht mehrfach und nicht zusätzlich in einem anderen Format schicken.

Formale Fehler finden Sie schon vorher mit dem XRechnung-Validator. Er prüft im Browser mit der Prüfkonfiguration der KoSIT für XRechnung; die Leitweg-ID im Verzeichnis der Plattform prüft er nicht.

Wann eine Papier- oder PDF-Rechnung noch reicht

Beim Bund gilt eine Ausnahme für Direktaufträge bis 1.000 € (§ 3 Abs. 3 ERechV; die FAQ nennt den Betrag ohne Umsatzsteuer). Dafür ist laut Flyer des Bundes weiter eine Papierrechnung möglich. In den Ländern gelten eigene Regeln. Berlin nutzt die OZG-RE, verpflichtet Lieferanten aber nicht zur E-Rechnung: „Können Rechnungsstellende weiterhin Papierrechnungen übersenden? Ja.“ (FAQ Berlin). Fragen Sie im Zweifel die Behörde, die Ihnen den Auftrag erteilt hat.

Sie schreiben Ihre Rechnungen in Word oder Excel? Dann wandeln Sie die PDF in eine XRechnung um und laden die XML-Datei bei der OZG-RE hoch.