PDF in ZUGFeRD umwandeln

Was eine ZUGFeRD-Rechnung ist

ZUGFeRD ist ein hybrides Rechnungsformat: eine PDF/A-3-Datei als Sichtformat und darin eine XML-Datei mit den Rechnungsdaten in der Syntax UN/CEFACT CII (FeRD). Technisch ist ZUGFeRD mit dem französischen Factur-X identisch; aktuell ist die Version 2.5.2 vom 4. August 2026. Wir haben am 8. November 2026 die offizielle Beispielrechnung „E05_01_Einfach“ aus dem Beispielpaket von FeRD geöffnet: Sie enthält genau eine angehängte Datei, factur-x.xml, und in den PDF-Metadaten das Profil „EN 16931“.

Rechtlich zählt die XML. Weichen Bild und Daten voneinander ab, gehen die Daten der XML vor, und der Vorsteuerabzug ist nur aus dem strukturierten Teil möglich. Zeigt das Bild andere Pflichtangaben, etwa einen anderen Steuerbetrag, kann es eine weitere Rechnung sein, für die § 14c UStG zu prüfen ist (BMF-Schreiben vom 15.10.2024, Rn. 31 und 32). Deshalb müssen PDF und XML zusammenpassen.

Welches ZUGFeRD-Profil als E-Rechnung zählt

ZUGFeRD ab Version 2.0.1 ist eine E-Rechnung, ausgenommen die Profile MINIMUM und BASIC WL (UStAE Abschnitt 14.1 Abs. 14, BMF-Schreiben vom 15.10.2025). Die Profile unterscheiden sich darin, wie viele Angaben die XML enthält:

Was beim Umwandeln passiert

pdfvera liest die Angaben aus Ihrer PDF und fragt fehlende Pflichtangaben ab. Dann wird Ihre PDF in PDF/A-3b umgewandelt; Schriften und Farben werden dabei eingebettet, das Layout bleibt Ihres. Die XML im Profil EN 16931 wird als factur-x.xml eingebettet. Die fertige Datei prüft der Mustang-Validator, sowohl den PDF/A-Teil als auch die XML. Vorher werden Bruttobetrag und Zahlbetrag der XML genau mit den Beträgen Ihrer PDF abgeglichen, Netto- und Steuerbeträge mit einer Toleranz von einem Cent je Steuersatz.

Ausgeliefert wird nur, was die Prüfung besteht. Lässt sich die ZUGFeRD-Datei nicht fehlerfrei erzeugen, bekommen Sie die XRechnung trotzdem; das sehen Sie schon in der kostenlosen Prüfung.

ZUGFeRD oder XRechnung: wer will was

Zwischen Unternehmen entscheiden die Vertragsparteien, welches zulässige Format sie nutzen (UStAE Abschnitt 14.1 Abs. 12). Im Handwerk ist ZUGFeRD verbreitet: Von den Betrieben, die schon E-Rechnungen ausstellen, nutzen laut einer Umfrage des ZDH rund 75 Prozent ZUGFeRD (FeRD, 10.06.2026).

Für Behörden des Bundes gilt etwas anderes: Die FAQ des Bundes nennt für ZUGFeRD nur das Profil XRECHNUNG, und das „nur und ausschließlich als rein strukturierte XML-Datei ohne Sichtformat“ (FAQ e-rechnung-bund.de). Eine ZUGFeRD-PDF passt dort also nicht. Für Rechnungen an Behörden nutzen Sie die Umwandlung von PDF in XRechnung; wie das Einreichen funktioniert, steht in der Anleitung XRechnung über OZG-RE einreichen.

So sieht Ihr Kunde, dass es eine ZUGFeRD-Rechnung ist

Im Adobe Acrobat Reader zeigt die Büroklammer die angehängte XML (Mustangproject). Ansonsten sieht Ihr Kunde die PDF wie bisher. Lesbar macht die XML der kostenlose XRechnung-Viewer, prüfen lässt sie sich mit dem XRechnung-Validator. Er prüft die eingebettete XML nach den KoSIT-Regeln, nicht den PDF/A-Teil.